Si tu organización ha participado en un proyecto de automatización de cuentas por pagar, ¡felicitaciones! La automatización AP es a menudo la primera oportunidad que las empresas identifican para la automatización de procesos en SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing).

Este tipo de apoyo ofrece un rápido retorno de la inversión y resuelve puntos dolorosos en procesos manuales como recepción de facturas, comparación de información y excepciones y demoras en el procesamiento.

La automatización de AP es un punto de partida fácil que inmediatamente agrega valor directo a tu sistema SAP y tiene efectos indirectos como empleados más felices, liberados de tareas de rutina, manuales y de adormecimiento mental para hacer un trabajo más significativo.

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Aunado a lo anterior tienes menos errores que ayudan a protegerte contra problemas de cumplimiento.

Pero la automatización de AP es solo el primer paso para recibir el máximo valor de tu sistema SAP.

No solo puedes sacar provecho de una solución de punto de entrada único para todos los procesos financieros, sino que la automatización ascendente y descendente de AP crea una revolución de mejora continua en todos los procesos financieros.

Por ejemplo, qué pasa en la primera parte de tu proceso, esto es:

a) Adquisición y solicitud de compra

¿Cuánto de la compra de tu organización se contrata? Los expertos estiman que el 30-45 por ciento de las compras indirectas no se contraen, lo que da como resultado precios mucho más altos, alrededor del 35 por ciento, que los precios contratados.

El procesamiento automatizado de la solicitud de compra no solo simplifica el proceso para aquellas compras que actualmente se realizan bajo contrato, sino que también puede mejorar la adopción y el cumplimiento de los usuarios para reducir esas compras caras no contratadas.

b) Confirmaciones de pedido

Este proceso manual generalmente tiene lugar en el departamento de compras, donde una confirmación de pedido entrante indica que el P.O. será llenado según lo solicitado.

REFERENCIAS: YouTube || Abasteo || Wikipedia

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Más tarde, la nota de entrega se compara manualmente con la orden de compra y las variaciones introducidas como notas de crédito en SAP y luego se aprueban manualmente.

Con la automatización, la confirmación del pedido se captura automáticamente y se compara con la orden de compra y los datos maestros existentes en SAP.

Solo las confirmaciones con discrepancias se marcan para tu aprobación manual, y tanto las confirmaciones de pedidos aprobadas manualmente como las automatizadas tienen un registro de auditoría completo.

c) Procesamiento de las notas de entrega

Al igual que las confirmaciones de pedido, las notas de entrega que llegan con los envíos, se comparan con los pedidos de compra y se utilizan para crear una nota de entrada de mercancías (GRN).

Imagínate si pudieras capturar digitalmente la información de la nota de entrega, transferirla a SAP y compararla automáticamente con la entrega del almacén. ¿Discrepancia? No hay problema.

Los flujos de trabajo para la resolución se inician automáticamente antes de que se publique el GRN al CPU .

d) Aprobación de pago

En un proceso manual, las facturas generalmente se reúnen en un documento y se distribuyen para tu aprobación.

La información de este proceso de aprobación se transfiere manualmente a la propuesta de pago, luego se ejecuta como una ejecución de pago en SAP.

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Con la automatización, un flujo de trabajo notifica a los aprobadores y luego transfiere automáticamente la información a la propuesta de pago.

Un historial de todo el proceso se almacena dentro de SAP y aplicaciones como Coupa Advantage puede hacerte la vida mucho más sencilla, al igual que a todas las personas involucradas en estos procesos.